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EGIDE

Enregistrement et Gestion Interministériels des Dossiers à l'Export

La direction générale des entreprises (DGE) poursuit ses travaux vers la dématérialisation complète de la procédure de demande de licences d’exportation de biens à double usage (BDU) et la généralisation du portail EGIDE (Enregistrement et Gestion Interministérielle des Dossiers à l’Exportation) avec une interconnexion avec le système GUN/DELT@-G de la douane.

 

Depuis octobre 2015, la mise en service du portail EGIDE et l’ouverture aux exportateurs de ce portail dématérialisé dédié au dépôt de leurs demandes de licences BDU ont été consolidées et étendues.

En juin 2018, les exportateurs effectuant leurs demandes de licences BDU via EGIDE ont pu bénéficier de l’interconnexion entre EGIDE et DELT@ (la télé-procédure de dédouanement de la DGDDI) via le système GUN (Guichet Unique National) pour le dédouanement de façon dématérialisée. Après six mois de fonctionnement, 2651 dédouanements ont été effectués via cette interconnexion et ont permis de démontrer la fiabilité et la fluidité apportées par cette automatisation.

Désormais, l’ensemble des exportateurs effectuant des demandes de licences BDU peuvent utiliser un des deux portails EGIDE :

  •  Portail Visiteurs dédié aux nouveaux exportateurs ou aux exportateurs occasionnels (au plus trois demandes par an) ;
  • Portail EGIDE avec authentification forte nécessitant une inscription avec clef d’authentification RGS* (voir FAQ n°1 infra) et apportant l’ensemble des fonctionnalités.

L’ensemble des exportateurs passant par Egide profiteront de l’interconnexion entre EGIDE et DELT@ (la télé-procédure de dédouanement de la DGDDI) via le système GUN (Guichet Unique National) pour le dédouanement de façon dématérialisée.

Portail "Visiteurs" d'EGIDE

Le portail Visiteurs d’EGIDE est destiné aux exportateurs nouveaux ou occasionnels (de l’ordre de 3 demandes par an). Il permet d’effectuer deux types de demandes : les dossiers hors licences (DHL) et depuis le 2 janvier 2019, les licences individuelles (FRI). Ce portail ne nécessite pas d’enregistrement au préalable : un mot de passe temporaire est envoyé à l’adresse courriel fournie et les informations déposées ensuite sur le portail sont transmises de façon sécurisée (protocole https). Néanmoins, le portail est temporaire, il ne possède aucune mémoire et tous les champs devront à nouveau être renseignés pour toute nouvelle demande. La licence délivrée par le SBDU sera dématérialisée et la notification sera réalisée  à la même adresse courriel que celle fournie lors de la demande. Les grilles d’imputations ne seront pas disponibles et le système GUN/Delt@-G devra être utilisé pour le dédouanement.

Les exportateurs  qui, à ce jour, ne sont pas enregistrés sur le portail Egide avec authentification forte sont invités à utiliser ce portail visiteurs, au moins provisoirement, quel que soit le flux de licences.

Le portail « Visiteur » d’Egide est accessible via : https://egide-visiteur.finances.gouv.fr/

Portail EGIDE avec authentification forte

Le portail EGIDE avec authentification forte nécessite une phase d’inscription (https://egide-inscription.finances.gouv.fr/) avec l’utilisation de clef RGS* pour chaque utilisateur. Pour plus de détails se reporter à la rubrique « Comment s’enregistrer et se connecter à Egide ? ». Ensuite, à partir de l’adresse de travail (https://egide.finances.gouv.fr/), l’exportateur enregistré a accès à tous les types de demandes de licences, d’autorisations générales et de DHL. La demande et les documents déposés le sont avec une liaison sécurisée de bout en bout. Les décisions associées aux licences délivrées apparaitront directement dans son portail avec le CERFA dans son format électronique. Le portail donne également accès à la grille d’imputation qui s’actualisera au fur et à mesure des dédouanements. Toutes les licences ainsi délivrées sont à utiliser avec GUN/Delt@-G pour le dédouanement. Un guide d’utilisation d’Egide est disponible dans les documents à télécharger.

Le portail Egide avec authentification par clef : https://egide.finances.gouv.fr/ 

Interconnexion entre EGIDE et  GUN (Guichet Unique National) de la douane avec DELT@-G

Les nouvelles licences BDU délivrées sont dites « dématérialisées ». Les exportateurs devront indiquer sur la déclaration en douane le code (GUN) 2423 en précisant la référence de la licence fournie par le SBDU. Les modalités de dédouanement des BDU dans le cadre de la liaison GUN / Egide sont publiées sur le site Prodouane et dans la documentation à télécharger située en bas de cette page.

Pour les opérateurs inscrits sur le portail Egide avec authentification forte, la grille des imputations des licences individuelles et globales est disponible directement dans ce portail Egide.

Les exportateurs utilisant le portail Visiteurs d’Egide devront tenir à jour leur propre grille d’imputations correspondant aux dédouanements.

Quel que soit le portail utilisé, l’ensemble des notifications des licences BDU délivrées seront faites par courrier électronique. Dans ce courriel, la voie à adopter pour le dédouanement sera indiquée (utilisation de GUN avec mention du code X002 pour indiquer qu’il s’agit de BDU et 2423 pour indiquer que la licence à l’appui est dématérialisée ainsi que le numéro de licence délivrée par le SBDU à l’appui de la déclaration).

Comment contacter le SBDU ?

Le Service des biens à double usage (SBDU), se tient à votre disposition pour vous accompagner dans cette évolution via une adresse électronique dédiée : egide_contact.dge@finances.gouv.fr

Comment s’enregistrer et se connecter à Egide ?

Étapes à suivre par les entreprises pour devenir utilisatrices d’Egide :

  • Première étape : acquisition d’un ou plusieurs certificat d’authentification de type RGS* (authentification) ou RGS** (authentification+signature)  sur support physique auprès d’une autorité de certification (voir ci-dessous la liste indicative d’autorités de certification et la FAQ n°2). Chaque utilisateur doit disposer d’une clef qui constitue son identité électronique. Ces clefs ne sont cependant pas spécifiques à Egide et peuvent être utilisées pour d’autres accès à certains services officiels. Le SBDU peut conseiller les utilisateurs dans cette démarche (voir aussi FAQ n°2.
  • Deuxième étape : une fois la clef d’authentification disponible, l’utilisateur doit procéder à l’enregistrement de son entreprise via le portail inscription d’Egide. L’inscription se fait par établissement identifié par son SIRET et EORI complet. A cette fin, l’entreprise doit fournir un acte d’engagement Egide ( télécharger un modèle ). La première personne qui procède à son enregistrement sera considérée comme l’administrateur d’Egide pour l’établissement/l’entreprise et doit correspondre au mandat figurant dans l’acte d’engagement Egide. Pour un second établissement, il faut procéder à une nouvelle inscription. La même clef donnera accès à plusieurs établissements, ce qui permet le cas échéant une gestion centralisée pour les groupes.
  • Troisième étape : le SBDU doit vérifier les informations fournies et valider la demande d’inscription. L’utilisateur recevra un courriel de confirmation de d’inscription et pourra accéder au portail EGIDE. Lors de sa première connexion, l’administrateur devra s’attribuer l’ensemble des droits en se rendant sur son profil puis créer le cas échéant d’autres profils pour désigner des utilisateurs.

Foire Aux Questions (FAQ)

Qu’est-ce qu’un certificat ?

Le certificat électronique est une carte d’identité numérique. Il atteste avec certitude de l’identité de la personne qui se connecte. C’est une puce électronique contenant un certain nombre de données telles que : nom, prénom, société, fonction, adresse postale, courriel, autorité de certification, durée de validité, etc. Le certificat requis pour l’utilisation d’Egide est de type « RGS* » ou « RGS** ». Il prend la forme d'un support physique (de type clef USB ou badge professionnel avec puce électronique). Il s’agit d’un certificat d'authentification et non de signature. Les certificats par logiciel ne sont pas acceptés. Le certificat est personnel et ne peut être utilisé que par son titulaire (porteur) car chaque utilisation l'engage. Le code PIN est demandé à chaque utilisation du certificat, il doit être maintenu confidentiel. Les certificats ont une durée de validité : il ne faut pas attendre l’échéance avant de les renouveler, en particulier pour l’administrateur, sous peine de ne plus pouvoir accéder à Egide.

Quelles sont les principales autorités de certifications délivrant des certificats RGS** ?

La fourniture du certificat électronique relève de votre libre choix au sein d’une offre concurrentielle.

A titre indicatif, les principales autorités de certifications actuellement utilisées par les exportateurs de BDU sont :

Une liste plus complète est disponible sur le site : https://www.lsti-certification.fr/index.php/fr/services/certificat-electronique voir également la rubrique documents à télécharger.

 Attention :
  • Il faut des certificats RGS* ou RGS** sur support physique (clef USB). L’utilisateur devra se rendre dans un bureau de l’autorité de certification et se présenter en personne pour obtenir sa clef d’authentification.

Quel navigateur internet et comment l'utiliser ?

Lors de l’étape d’authentification, le portail Egide a besoin d’un « applet Java », langage qui sert à lire la clef et communiquer avec l’autorité de certification. Pour cela, il faut a minima que la version 8 de Java soit installée sur l’ordinateur de l’utilisateur et fonctionne avec son navigateur. Compte tenu des restrictions actuelles sur les navigateurs vis-à-vis de Java, il apparait que le navigateur « Internet Explorer 11 » est actuellement le plus adapté. Des travaux sont en cours pour permettre d’utiliser tous les navigateurs internet dès que possible.

Pour tester le bon fonctionnement de Java: www.java.com/fr/download/installed8.jsp

L'ouverture d'Egide implique-t-elle des changements réglementaires ?

Non, la dématérialisation s’applique à réglementation constante dans l’instruction des demandes de licence et d’autorisation (voir Article 14 du règlement CE N°428/2009). L’ensemble des procédures et formulaires demeure inchangé et est disponible sous l’onglet « Procédures et formulaires » de ce site. Les démarches effectuées en ligne par les entreprises exportatrices remplacent l’actuelle procédure papier avec la même valeur réglementaire.

Nota bene : le fait de compléter les formulaires Egide remplace les CERFA initiaux, mais attention, les informations seront utilisées pour générer le CERFA final.

Quelles sont les licences concernées par l’interconnexion GUN entre DELT@-G et EGIDE ?

Toutes les autorisations Générales (FRAG ou FRGE) sont dématérialisées quelle que soit la date de délivrance, les exportateurs peuvent donc utiliser GUN sans avoir à présenter la licence papier. La seule condition est que leur EORI soit bien enregistré dans la base EGIDE. N’hésitez pas le cas échéant à renouveler vos autorisations générales auprès du SBDU afin de les actualiser (en particulier si elles ont été délivrées avant 2015). Les exportateurs n’utilisant que des autorisations générales ne sont pas tenus de s’enregistrer sous le portail sécurisé Egide.

Depuis juin 2018, pour les exportateurs utilisant le portail sécurisé d’Egide, toutes les licences individuelles et globales sont, sauf exceptions détaillées ci-dessous, exclusivement délivrées de façon dématérialisée. Elles ne seront plus à présenter en douane et GUN devra être utilisé.

Attention, à compter du 2 janvier 2019, toutes les licences délivrées par le SBDU, quelle que soit leur origine, sont notifiées aux exportateurs et à la douane par voie dématérialisée, sauf exceptions ci-dessous.

Les exceptions concernent les licences suivantes :

  • les licences individuelles dédiées aux exportations temporaires via DELT@-G (régime douanier 23.00) car le flux retour n’est pour l’instant pas pris en compte, il en est de même si un carnet ATA est utilisé,
  • les demandes anticipées de licences individuelles de réexportation après réparation (régime douanier 31.51) lorsque l’IMA n’est pas disponible au moment de la demande. La case 22 mentionne alors : « Conditions d’application : contrôle des documents d’importation correspondants lors du dédouanement ».
  • les licences individuelles faisant l’objet d’un dédouanement depuis un autre État-membre tel qu’indiqué en case 12.

Pour ces demandes de licences, dans le portail Egide, il faut sélectionner « Non » (qui signifie sous format « papier ») à la place de l’option « dématérialisée » sélectionnée par défaut.

Nota bene : Il est rappelé que l’EORI est obligatoire pour le dédouanement sur la demande de licence, son absence est un motif irréfragable d’irrecevabilité de la demande.

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Comment savoir si les licences BDU doivent faire l’objet d’un dédouanement dans le cadre de la liaison GUN entre EGIDE et DELT@-G ?

A compter du 2 janvier 2019, sauf pour les licences correspondant aux exceptions à la dématérialisation (voir ci-dessus) qui continueront à être délivrées sous forme d’originaux papiers des volets 2 et 3 des CERFA (avec les grilles d’imputation) qui devront être présentés aux bureaux de douane, le SBDU procèdera aux notifications par courrier électronique et indiquera dans ce courriel le code GUN à utiliser pour le dédouanement. 

Qu’est-ce que l’EORI ?

Le numéro EORI (Economic Operator Registration and Identification) est un numéro d’identification des opérateurs économiques valide dans tout l’espace douanier européen. Il est nécessaire pour toutes les opérations avec les autorités douanières et pour l’inscription sur EGIDE. Les exportateurs ne disposant pas encore de ce numéro devront se rendre sur le site internet de la douane et vérifier leur numéro ou faire une demande d’attribution.

Qu’en est-il de la protection des données transmises par les exportateurs au SBDU ?

EGIDE fait l’objet d’une délibération CNIL n°2016-158 le 19 mai 2016 et d’un arrêté le 23 août 2016 du ministère de l’économie (paru au JO du 1er septembre 2016). Les données nominatives seront anonymisées au bout de 10 ans.

Conformément à l’ordonnance 2005-1516 du 8 décembre 2005 et au décret 2010-112 du 2 février 2010, le portail EGIDE a été homologué par la Direction générale des entreprises, attestant que la solution est protégée conformément aux objectifs de sécurité fixés par ces textes, qui sont de haute exigence. L’utilisation de certificats d’authentification traduit ce haut niveau de sécurité et permet d’assurer la protection des données des exportateurs et celle de l’administration

 

 

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