L'assistant(e) du chef de service assure le secrétariat du chef de service en lien étroit avec la coordinatrice structurelle du service. En coopération avec les autres assistants, vous jouez un rôle clé dans l'organisation et l'optimisation des opérations quotidiennes du service. Votre objectif principal sera de faciliter la communication, la gestion de projets et le suivi des activités pour contribuer au bon fonctionnement du service. Pour ce faire, vous assurerez des tâches d'organisation, de coordination, de secrétariat et de gestion liées à l'activité du chef de service et du service, en particulier :
- assistance et chefferie de cabinet: planification des agendas, prise de rendez-vous, accueil visiteurs, organisation des événements et réunions en présentiel et à distance (visioconférence), appui logistique à la planification et l'organisation des événements et interventions en lien avec la chargée de communication, pilotage de certaines actions transverses (préparation de réunion etc.)
- responsable des ordres de mission du service (coordination et suivi) et de la dotation générale de fonctionnement (suivi, reporting des demandes et des dépenses, réalisation des commandes de matériel, de fourniture et de consommable
- gestion et suivi des courriers et des questions parlementaires
- appui pour les communications internes et externes du service en lien avec la chargée de communication du service
- aide à la gestion des ressources humaines notamment en contribuant à la bonne intégration des agents. Expérience au sein de l'administration. Maîtrise du fonctionnement d'un secrétariat et des outils informatiques. Sens du service public.