(Référence interne :REU-P3E-HP-005 )
Organiser la gestion et la mise à disposition des ressources et des moyens techniques du Pôle Entreprises, Emploi et Solidarités
Coordination administrative :
Assurer l'appui à l'organisation de la gestion administrative du pôle 2ES
Impulser et accompagner les projets d'évolution organisationnelle, d'analyse des process et de proposition d'optimisation (ex : parapheurs électronique, fiches de procédure…)
Coordonner les dossiers thématiques (dossiers préparatoires aux réunions) en lien avec le chef de cabinet
Veiller au suivi des échéances et les anticiper
Pilotage de l’activité du pôle :
Organiser les déplacements du chef de pôle
Assurer la programmation et le suivi des déplacements des agents du pôle
Assurer la mise à jour et le suivi des effectifs du pôle ainsi que des fiches de poste
Gérer l’organisation des journées des chefs de service et des réunions de pôle
Suivre les plans de formation en lien avec le SGC
Référente communication :
Coordonner le plan de communication, les faits marquants, les chiffres clés
Organiser les événements externes
Concevoir les supports de communication adaptés aux événements (réunion de pôle)
Assurer l’accueil et le suivi des nouveaux arrivants
Manager le secrétariat (2 agents de catégories C)
Autonomie
Management
Capacité d’initiative pour améliorer les processus de travail
Réactivité
Discrétion
Connaissance du fonctionnement de l’administration d’Etat
Expérience en assistance de direction
Organiser la gestion et la mise à disposition des ressources et des moyens techniques du Pôle Entreprises, Emploi et Solidarités
Coordination administrative :
Assurer l'appui à l'organisation de la gestion administrative du pôle 2ES
Impulser et accompagner les projets d'évolution organisationnelle, d'analyse des process et de proposition d'optimisation (ex : parapheurs électronique, fiches de procédure…)
Coordonner les dossiers thématiques (dossiers préparatoires aux réunions) en lien avec le chef de cabinet
Veiller au suivi des échéances et les anticiper
Pilotage de l’activité du pôle :
Organiser les déplacements du chef de pôle
Assurer la programmation et le suivi des déplacements des agents du pôle
Assurer la mise à jour et le suivi des effectifs du pôle ainsi que des fiches de poste
Gérer l’organisation des journées des chefs de service et des réunions de pôle
Suivre les plans de formation en lien avec le SGC
Référente communication :
Coordonner le plan de communication, les faits marquants, les chiffres clés
Organiser les événements externes
Concevoir les supports de communication adaptés aux événements (réunion de pôle)
Assurer l’accueil et le suivi des nouveaux arrivants
Manager le secrétariat (2 agents de catégories C)
Autonomie
Management
Capacité d’initiative pour améliorer les processus de travail
Réactivité
Discrétion
Connaissance du fonctionnement de l’administration d’Etat
Expérience en assistance de direction